Ley de Protección de Datos
POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO
Informar de forma clara y sencilla a todos los interesados sobre el compromiso de FINANFONDO FCPC en cuanto al uso de datos personales que realiza.
2. ALCANCE
· La presente política se aplica a todos los canales de comunicación, procesos y actividades realizadas por FINANFONDO FCPC de forma manual o electrónica y que incluyan o estén relacionados con datos personales.
· Para efectos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, la presente política se aplica a todos los tratamientos de datos personales realizados por FINANFONDO FCPC.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS UTILIZADOS
Dato personal
Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
Titular
Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento de datos personales
Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública u otro organismo que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de un tratamiento de datos personales.
Tratamiento de datos personales
Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado.
4. FINALIDADES DE TRATAMIENTO Y DATOS QUE SE RECOPILAN
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Finalidad de tratamiento |
Gestión de recursos humanos de FINANFONDO FCPC, incluida la selección, pago de nóminas y derechos laborales |
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Descripción de la finalidad de tratamiento |
Enrolamiento como empleado de FINANFONDO FCPC, afiliación a la seguridad social, aviso al Ministerio de Relaciones Laborales, aviso a la aseguradora de medicina prepagada; y aviso a la entidad bancaria de la transferencia de dinero como pago de su remuneración. / selección del personal se solicita mediante redes oficiales del fondo los CV para entrevistas. |
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Datos personales recopilados |
Nombres completos, cédula de identidad, grado de instrucción académica, dirección domiciliaria, número de teléfono, contacto de emergencia, datos bancarios, tipo de sangre, fotografía, sustituto en el caso de familiares con discapacidad/ el cv debe contener dirección, cédula, teléfono , instrucción, teléfonos de los trabajos, mail. |
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Usos previstos |
· Notificación de la persona seleccionada por mail. |
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Finalidad de tratamiento |
Cumplimiento de la relación contractual con clientes |
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Descripción de la finalidad de tratamiento |
Arrendamiento de la oficina 302 de propiedad de FINANFONDO FCPC. |
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Datos personales recopilados |
Nombres completos, número de cédula |
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Usos previstos |
· Suscripción de contrato de arrendamiento · Cobro de arriendo mensual de la oficina 302
· Facturación mensual por arrendamiento · Informar al Servicio de Rentas Internas la transacción realizada a través de declaración de anexos. |
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Finalidad de tratamiento |
Gestión de proveedores y cumplimiento de obligaciones dinerarias |
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Descripción de la finalidad de tratamiento |
Adquisición de bienes y servicios requeridos por FINANFONDO FCPC. |
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Datos personales recopilados |
Nombres completos, número de cédula, dirección domiciliaria, número de teléfono, bienes o servicios ofrecidos, cargo que ocupa, datos bancarios |
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Usos previstos |
· Comprobantes de retención de impuestos · Informar al Servicio de Rentas Internas la transacción realizada a través de declaración de anexos. · Aviso a entidad bancaria de la transferencia de dinero como pago del bien o servicio recibido |
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Finalidad de tratamiento |
Gestión de ahorro previsional voluntario de los partícipes. |
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Descripción de la finalidad de tratamiento |
Para afiliaciones con el porcentaje de aporte obligatorio, aportes adicional e inversión de los recursos en inversiones privativas y no privativas. |
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Datos personales recopilados |
Datos personales: nombres y apellidos, cedula de identidad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, número telefónico celular y convencional, correo electrónico. Datos del domicilio: Dirección (Provincia, ciudad, calles principal y secundaria, número de vivienda) Lugar de trabajo: Institución, cargo, departamento (dirección) teléfono institucional, fecha de ingreso a la institución. |
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Usos previstos |
· Afiliación y actualización de datos. · Recaudación de aportes, préstamos y seguros. · Envío de descuentos por aportes, préstamos y seguros a las instituciones.
· Contactabilidad para campañas informativas y/o publicidades a través de nuestros canales de atención. |
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Finalidad de tratamiento |
Gestión de beneficios sociales o adicionales para los partícipes. |
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Descripción de la finalidad de tratamiento |
Hace referencia a todos los usos de tratamiento que no se relación a la gestión del ahorro previsional voluntario de los partícipes. |
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Datos personales recopilados |
Datos personales: nombres y apellidos, cedula de identidad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, número telefónico celular y convencional, correo electrónico, datos bancarios. |
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Usos previstos |
· Proyecciones y generación de créditos. · Recaudación de seguros obligatorios u opcionales (desgravamen, seguro de vida, seguro de incendio y líneas aliadas, seguro vehicular) · Alianzas estratégicas, convenios. · Utilización de la página web de FINANFONDO FCPC (Fronk desk) · Contactabilidad para campañas informativas y/o publicidades a través de nuestros canales de atención. · Elaboración de estudios para el buen funcionamiento de FINANFONDO FCPC |
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Finalidad de tratamiento |
Videovigilancia |
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Descripción de la finalidad de tratamiento |
La videovigilancia es utilizada como medio de prueba ante algún incidente relacionado con seguridad patrimonial. |
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Datos personales recopilados |
Imagen |
5. TIEMPO DE CONSERVACIÓN
Para efectos de cada tratamiento de datos personales se especifica el tiempo que los datos personales serán conservados por FINANFONDO FCPC:
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Finalidad de tratamiento |
Fichero |
Tiempo de conservación |
Sustento |
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Gestión de recursos humanos de FINANFONDO FCPC, incluida la selección, pago de nóminas y derechos laborales |
ERP Tecnología Emunay Archivo físico |
Conforme al contrato de trabajo suscrito. |
Superintendencia de Bancos: Los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados mantendrán sus archivos contables físicos, incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis (6) años contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Al efecto podrán utilizar adicionalmente los medios de conservación y archivo que estén autorizados por el ente de control, esto de acuerdo con el catalogo únicos de cuentas de la Superintendencia de Bancos para los FCPC |
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Cumplimiento de la relación contractual con clientes |
ERP Tecnología Emunay Archivo físico |
Conforme al contrato de trabajo suscrito. |
Superintendencia de Bancos: Los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados mantendrán sus archivos contables físicos, incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis (6) años contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Al efecto podrán utilizar adicionalmente los medios de conservación y archivo que estén autorizados por el ente de control. Código de Comercio: Art. 35. - Conservar los libros de su contabilidad y sus comprobantes o soportes, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y siete años después. |
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Gestión de proveedores y cumplimiento de obligaciones dinerarias |
ERP Tecnología Emunay Archivo físico |
Conforme al contrato de trabajo suscrito. |
Superintendencia de Bancos: Los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados mantendrán sus archivos contables físicos, incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis (6) años contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Al efecto podrán utilizar adicionalmente los medios de conservación y archivo que estén autorizados por el ente de control. Código de Comercio: Art. 35. - Conservar los libros de su contabilidad y sus comprobantes o soportes, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y siete años después. |
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Gestión de ahorro previsional voluntario de los partícipes. |
ERP Tecnología Emunay Archivo físico |
Determinado por la fecha de afiliación del participe, en previsión de cualquier consulta pertinente sobre su vinculación en relación con el FONDO. Por ejemplo, un participe no activo, pueda consultar sus actividad durante el periodo en el que fue aportante. |
Superintendencia de Bancos: Los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados mantendrán sus archivos contables físicos, incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis (6) años contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Al efecto podrán utilizar adicionalmente los medios de conservación y archivo que estén autorizados por el ente de control. Código de Comercio: Art. 35. - Conservar los libros de su contabilidad y sus comprobantes o soportes, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y siete años después. |
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Gestión de beneficios sociales para los partícipes. |
ERP Tecnología Emunay |
Superintendencia de Bancos: Los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados mantendrán sus archivos contables físicos, incluyendo los respaldos respectivos por un período no menor de seis (6) años contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Al efecto podrán utilizar adicionalmente los medios de conservación y archivo que estén autorizados por el ente de control. Código de Comercio: Art. 35. - Conservar los libros de su contabilidad y sus comprobantes o soportes, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y siete años después. |
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Videovigilancia |
Disco |
30 días |
6. BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO
Todo tratamiento de datos personales se realiza en estricto cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales con base en:
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Base legal aplicable |
Detalle |
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Consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos personales, para una o varias finalidades específicas. |
Utilizamos los datos personales, solo para el cumplimiento de la finalidad que ha sido consentida por el titular. |
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El tratamiento es necesario para la ejecución de medidas precontractuales a petición del titular o para el cumplimiento de obligaciones contractuales perseguidas por el responsable del tratamiento de datos personales, encargado del tratamiento de datos personales o por un tercero legalmente habilitado |
Utilizamos datos personales, necesarios estrictamente para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, de las que FINANFONDO FCPC sea parte. |
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El tratamiento es necesario para satisfacer un interés legítimo del responsable de tratamiento o de tercero, siempre que no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los titulares al amparo de lo dispuesto en esta norma |
Aplica a la necesidad de resguardo de la información de productos y/o servicios provistos por FINANFONDO FCPC , para garantizar que esta información podrá estar disponible ante las solicitudes realizadas por el participe en relación a sus contratos previos, pudiendo estos remitirse incluso hasta los orígenes del FONDO. |
7. ORIGEN DE LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales se obtienen directamente del titular de los datos.
8. EFECTO DE SUMINISTRAR DATOS PERSONALES ERRÓNEOS O INEXACTOS
La negativa de suministrar datos o proporcionar datos inexactos, pueden ocasionar que la finalidad para la cual son recopilados no pueda cumplirse total o parcialmente.
9. TRANSFERENCIAS O COMUNICACIONES DE DATOS PERSONALES
Datos personales son transferidos total o parcialmente a:
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Entidad externa |
Detalle |
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Ministerio de Economía y Finanzas - MEF |
Para descuento de aportaciones, préstamos y seguros. |
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Servicio Nacional de Aduana del Ecuador- SENAE |
Para descuento de aportaciones, préstamos y seguros. |
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Superintendencia de Bancos |
En cumplimiento de las disposiciones y resoluciones que así lo determinen. |
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Aseguradoras |
Para realizar el pago de las recaudaciones de seguros obligatorios u opcionales. |
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Función judicial |
Por sentencia de un Juez o la autoridad competente. |
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Entidades Gubernamentales |
Por disposición de la autoridad competente. |
10. FINANFONDO FCPC COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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Razón social |
Fondo Complementario Previsional Cerrado de Cesantía del Ministerio de Economía y Finanzas y el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador-FINANFONDO FCPC |
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Dirección del domicilio legal |
Av. Amazonas, N21-147 y Ramón Roca, Edificio Río Amazonas, Tercer Piso, Oficina 301 – Quito – Ecuador |
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Número de teléfono |
(02) 2501029 / (02) 254-8041 |
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Correo electrónico |
delegadoprotecciondedatos@finanfondo.com |
10.1. Canales de comunicación
FINANFONDO FCPC ha implementado una serie de canales de comunicación para atender consultas, requerimientos o cualquier inquietud de los partícipes a través de diferentes canales, los cuales se detallan a continuación:
· Llamadas telefónicas realizadas desde los números oficiales de Finanfondo FCPC
· Mensajes vía WhatsApp desde los números oficiales de Finanfondo FCPC
- Correo electrónico
· Presencial en la oficina de Finanfondo FCPC
Estos canales, se podrán utilizar también para atender consultas ó información sobre protección de datos personales en FINANFONDO FCPC.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES
Para hacer ejercicio de cualquiera de sus derechos, el titular o su representante legal puede enviar una solicitud de ejercicio de derechos en cualquier momento y de forma gratuita, para lo cual debe dirigir su solicitud a FINANFONDO FCPC mediante uno de los siguientes canales:
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Dirección del domicilio legal |
Av. Amazonas, N21-147 y Ramón Roca, Edificio Río Amazonas, Tercer Piso, Oficina 301 – Quito - Ecuador |
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Número de teléfono |
(02) 2501029 / (02) 254-8041 / (02) 2550 049 |
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Correo electrónico |
delegadoprotecciondedatos@finanfondo.com |
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Horario de atención en oficina |
Desde las 8:30 am a 13:00pm y de 14:00 pm hasta las 17:30 pm |
Tome en consideración que será necesario que acredite su identidad como titular o representante legal del titular para poder realizar el trámite.
El delegado de protección de datos de FINANFONDO FCPC se comunicará con usted para informar el resultado de su solicitud o de ser el caso solicitar información adicional que permita validar su identidad o clarificar el tratamiento sobre el cual realiza la solicitud.
12. PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR EL CONSENTIMIENTO
El titular o su representante legal puede solicitar la revocación de su consentimiento a un tratamiento de datos personales en cualquier momento y de forma gratuita, para lo cual debe contactar por los siguientes medios para iniciar el trámite:
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Dirección del domicilio legal |
Av. Amazonas, N21-147 y Ramón Roca, Edificio Río Amazonas, Tercer Piso, Oficina 301 – Quito - Ecuador |
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Número de teléfono |
(02) 2501029 / (02) 254-8041/ (02) 2550 049 |
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Correo electrónico |
delegadoprotecciondedatos@finanfondo.com |
Tome en consideración que será necesario que acredite su identidad como titular o representante legal del titular para poder realizar el trámite.
El delegado de protección de datos de FINANFONDO FCPC se comunicará con usted para informar el resultado de su solicitud o de ser el caso solicitar información adicional que permita validar su identidad o clarificar el tratamiento sobre el cual realiza la solicitud.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Para proteger los datos personales bajo su responsabilidad, FINANFONDO FCPC ha implementado un sistema de gestión de protección de datos personales que, con base en una adecuada gestión de riesgos, adopta las medidas de control para mantener los datos personales en un nivel de protección aceptable que evite de forma razonable cualquier consecuencia negativa a los titulares de datos personales.
14. NOTIFICACIONES Y CAMBIOS EN LA POLÍTICA
FINANFONDO FCPC notificara a través de los canales disponibles la actualización de la presente política y sus cambios de forma previa a la entrada en vigencia.
15. USO DE COOKIES
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